Qué factura te tiene que dar la concretera y qué revisar

Cuando compras concreto premezclado estás haciendo una compra mercantil, y la factura no es un papel de trámite: es tu prueba de qué compraste, en qué cantidad y con qué características. También es el documento contra el que vas a reclamar si algo sale mal. Vale la pena saber qué tiene que traer y qué debes revisar el mismo día.

Hoy la factura es electrónica

El sistema de facturación en Colombia está reglamentado por la Resolución 000165 de 2023 de la DIAN, publicada en el Diario Oficial No. 52.567 del 2 de noviembre de 2023, que desarrolla el sistema de facturación y los proveedores tecnológicos y adopta los anexos técnicos correspondientes. Esa resolución ha sido modificada posteriormente por otras resoluciones de la DIAN. Antes de tomar cualquier decisión con efectos tributarios, verifica la versión vigente en el normograma de la DIAN o con tu contador.

Un punto que casi nadie tiene claro y que conviene interiorizar: el archivo XML es el que tiene valor legal. La Resolución 000165 de 2023, en el parágrafo adicionado por el artículo 5 de la Resolución 119 de 2024, establece que el formato de generación electrónica XML será el que tenga valor legal, y que la representación gráfica debe cumplir los requisitos de cada tipo de documento pero puede diseñarse según las necesidades del obligado. El PDF bonito que te llega al correo es la representación gráfica. Pide siempre que te envíen también el XML y guárdalo.

Qué tiene que contener la factura electrónica de venta

Los requisitos están enumerados en el artículo 11 de la Resolución 000165 de 2023. En lo que te interesa como comprador de concreto, estos son los que debes revisar:

Requisito (art. 11, Res. 000165 de 2023)	Qué revisar en una compra de concreto
Estar denominada expresamente como factura electrónica de venta	Que no te entreguen una remisión o una cuenta de cobro haciéndola pasar por factura
Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor	Que coincida con la empresa con la que contrataste, no con una tercera
Identificación del adquirente	Tu NIT o tu identificación bien escritos; si va a nombre equivocado, no te sirve
Numeración consecutiva autorizada	Que exista prefijo y número
Fecha y hora de generación, y fecha y hora de expedición (la de la validación)	Sirven para amarrar la factura con el día de la fundida
Cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos	Aquí es donde debe aparecer m³, la clase de concreto y el f'c en MPa
Valor total de la venta de bienes o prestación de servicios	Que el total corresponda al volumen realmente entregado según remisiones
Forma de pago (contado o crédito) y medio de pago	Que refleje lo que realmente acordaste
Discriminación del IVA y del impuesto nacional al consumo cuando corresponda	Que los impuestos estén discriminados, no embebidos sin detalle
Firma digital del facturador y CUFE	Son los que hacen verificable el documento
Dirección de internet de la DIAN contenida en el código QR	Te permite verificar la factura contra la DIAN

Descripción específica: el campo que más se descuida

La norma exige descripción específica y códigos inequívocos. En concreto premezclado, una factura que solo dice "concreto" y un número de metros cúbicos es una factura pobre y, si mañana hay un problema de resistencia, no prueba qué te vendieron. Exige que aparezcan la clase de concreto, el f'c en MPa, el asentamiento especificado y el tamaño máximo del agregado si se pactaron, y que el servicio de bombeo, si lo hubo, figure como una línea separada del material.

La remisión no es la factura, pero es igual de importante

La remisión de cada mixer es lo que amarra la factura a la realidad de tu obra: obra de destino, clase de concreto, volumen del viaje, hora de cargue, hora de llegada, hora de descargue y placa. Consérvalas todas y contrástalas con la factura. Y revísalas en el momento de recibir, no después.

Hay dos artículos del Código de Comercio que explican por qué esa revisión en el momento importa tanto:

Artículo 939: Entregadas las mercaderías vendidas, el comprador no será oído sobre defectos de calidad o faltas de cantidad toda vez que las haya examinado al tiempo de la entrega y recibido sin previa protesta. Si recibes y firmas sin objetar, pierdes terreno.
Artículo 944: el comprador tiene derecho a exigir del vendedor la formación y entrega de una factura de las mercaderías vendidas con indicación del precio y de su pago total o de la parte cancelada. Y añade algo que casi nadie sabe: no reclamándose contra el contenido de la factura, dentro de los tres días siguientes a la entrega de ella, se tendrá por irrevocablemente aceptada.

Es decir: tienes derecho a que te den factura, y tienes una ventana corta para objetar su contenido. Léela cuando llega, no cuando la vas a pagar.

Si hay que corregir algo

La factura electrónica de venta no se "borra". Según la Resolución 000165 de 2023, la nota crédito es el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta, el número de la factura anulada no puede volver a usarse, y siempre debe quedar referenciada en la nota crédito que la anula. Si te facturaron de más, o facturaron un volumen que no recibiste, lo que corresponde pedir es la nota crédito, no que "rompan la factura".

Qué guardar de cada fundida

El XML de la factura y su representación gráfica.
Todas las remisiones firmadas, con las horas anotadas.
La orden de compra o el contrato con las especificaciones pactadas.
Los registros de asentamiento hechos en el punto de descarga.
El informe del laboratorio con los resultados de resistencia, si hubo ensayos.
Las comunicaciones escritas sobre cualquier cambio acordado ese día.

Esa carpeta es lo que convierte un reclamo en un reclamo con soporte. Si todavía estás en la etapa de pedir cotizaciones, define bien las especificaciones desde el principio en /solicitar-concreto, y calcula el volumen real en /calculadora-de-concreto-premezclado para que factura y obra coincidan.

Aviso. Esta guía es información general con las fuentes citadas y no constituye asesoría legal, tributaria ni de ingeniería. Consulta a un abogado, a tu contador o al profesional facultado para diseñar, según corresponda, y verifica la versión vigente de cada norma en la fuente oficial.

Preguntas frecuentes

¿Me pueden entregar solo un PDF?

El PDF es la representación gráfica. La Resolución 000165 de 2023, con la modificación introducida por la Resolución 119 de 2024, establece que el formato XML es el que tiene valor legal. Pide siempre el XML junto con la representación gráfica y guárdalos juntos. Si tienes dudas sobre cómo debe llegarte según tu caso, consúltalo con tu contador.

Si compro como persona natural para mi casa, ¿igual me deben dar factura?

El artículo 944 del Código de Comercio reconoce al comprador el derecho a exigir del vendedor la formación y entrega de la factura de las mercaderías vendidas. Las obligaciones tributarias específicas de cada vendedor y los documentos equivalentes admitidos dependen de la reglamentación de la DIAN vigente y del régimen del vendedor: eso lo confirma tu contador o la propia DIAN. Como comprador, pide la factura y guárdala: es tu prueba.

¿Puedo verificar que la factura que me dieron es real?

Sí. La factura electrónica de venta lleva CUFE y un código QR que contiene la dirección de internet de la DIAN donde figura la información del documento, según los numerales 15 y 16 del artículo 11 de la Resolución 000165 de 2023. Escanear el QR es la comprobación más rápida.

Me facturaron más metros cúbicos de los que recibí. ¿Qué hago?

Reclama por escrito de inmediato, adjuntando las remisiones firmadas que soportan el volumen realmente entregado, y pide la nota crédito correspondiente. Ten presente el artículo 944 del Código de Comercio: si no reclamas contra el contenido de la factura dentro de los tres días siguientes a su entrega, se tendrá por irrevocablemente aceptada.